10 domande al fornitore del tuo software HR prima del 2027

Dal 2 dicembre 2027 i sistemi di intelligenza artificiale usati per selezionare personale dovranno rispettare gli obblighi “alto rischio” dell’AI Act: documentazione, log, sorveglianza umana, trasparenza verso i candidati. La data sembra lontana, ma c’è un dettaglio: la maggior parte di quegli obblighi non li puoi rispettare tu se il tuo software non te lo permette.

Tradotto: se il tuo ATS, il tuo tool di screening o il tuo software di video-colloqui non si sta preparando, il problema a fine 2027 sarà tuo, non solo suo. La legge distingue tra chi fornisce il sistema e chi lo usa, ma gli obblighi si incastrano: il fornitore deve darti strumenti e istruzioni, tu devi usarli e documentare. Se manca il primo pezzo, il secondo crolla.

Ecco le dieci domande da fare al fornitore adesso, quando c’è ancora tempo per cambiare. Per ognuna, cosa dovrebbe risponderti e quale risposta è una bandiera rossa.

Le 10 domande

1. “Il vostro sistema rientra nell’alto rischio dell’AI Act?” Se fa screening, ranking o valutazione di candidati, la risposta onesta è quasi sempre sì (Allegato III, punto 4). La bandiera rossa non è il “sì”: è il fornitore che minimizza (“ma no, noi siamo solo un supporto”) senza saperti dire su quale deroga si basa e senza averla documentata. La valutazione di non-alto-rischio va messa per iscritto, per legge.

2. “Cosa state facendo per la conformità al 2 dicembre 2027?” Va bene qualsiasi risposta con un piano: roadmap, referente, date. La bandiera rossa è “c’è tempo, aspettiamo che si chiarisca il quadro”. Il quadro si è già chiarito due volte, l’ultima a luglio 2026 con il rinvio.

3. “Il sistema deduce emozioni o stati d’animo dei candidati?” Qui non si parla di 2027: l’analisi delle emozioni in ambito lavorativo è già vietata dal 2025. Se tra le funzioni c’è “rilevamento dell’entusiasmo” o “indice di stress”, il prodotto contiene una pratica proibita. Bandiera rossissima se te la presentano come punto di forza.

4. “Che log produce il sistema, e per quanto li conserva?” Dal 2027 dovrai poter conservare i log almeno sei mesi. Devi sapere: cosa viene registrato (chi ha analizzato cosa, quando, con che esito), dove, per quanto, e come li esporti. “I log sono interni nostri e non li vedete” è una risposta che nel 2028 non potrai permetterti.

5. “Un nostro operatore può sempre vedere, correggere e ribaltare l’esito del sistema?” La sorveglianza umana effettiva è il cuore degli obblighi di chi usa il sistema. Serve un’interfaccia dove la persona vede il punteggio, la motivazione, e può decidere diversamente. Se lo scarto sotto soglia parte in automatico e non è disattivabile, il software ti sta costruendo una violazione del GDPR oggi e dell’AI Act domani.

6. “Il punteggio è spiegabile? Cosa posso dire a un candidato che chiede perché è stato escluso?” Dal 2027 il candidato avrà diritto alla spiegazione: ruolo dell’AI nella decisione ed elementi principali. Se il fornitore risponde “il modello è proprietario, non possiamo dire come pesa i fattori”, chiedigli come pensa di fartelo rispettare. Il diritto lo esercita il candidato verso di te, non verso di loro.

7. “Con che dati è stato addestrato o configurato il sistema, e come controllate i bias?” Non serve la lezione di statistica: serve sapere se esiste un controllo documentato sulle distorsioni (per genere, età, provenienza) e ogni quanto viene rifatto. “Il nostro algoritmo è neutrale per natura” è la risposta di chi non l’ha mai verificato: nessun sistema addestrato su dati umani lo è per natura.

8. “I dati dei nostri candidati dove vanno? Vengono usati per addestrare i vostri modelli?” Domanda da GDPR più che da AI Act, ma è nello stesso pacchetto: titolarità, sede dei server, sub-fornitori (il modello AI sottostante è quasi sempre di un terzo), e un no scritto all’uso dei CV dei tuoi candidati per addestrare modelli altrui.

9. “Ci fornirete le istruzioni d’uso previste dal regolamento?” Dal 2027 il fornitore di un sistema ad alto rischio deve dartele: capacità, limiti, misure di sorveglianza umana, uso corretto. Ti serviranno anche per formare chi lo usa (l’alfabetizzazione AI del personale è già un obbligo, dal 2025). Se non sanno di cosa parli, torna alla domanda 2.

10. “Cosa succede al contratto se il sistema non sarà conforme in tempo?” La domanda più commerciale e la più rivelatrice. Un fornitore serio accetta di scriverlo: impegno di conformità entro la scadenza, e via d’uscita per te se non ci arriva. Uno che non se la sente ti sta dicendo quanto ci crede davvero. (Sì, questa domanda al fornitore brucia. Fagliela lo stesso: è il tuo processo di selezione, non il suo.)

Come usare questa lista

Non serve l’interrogatorio: manda le dieci domande via email al tuo account manager e chiedi risposte scritte. Le risposte scritte hanno due vantaggi: si confrontano tra fornitori, e restano agli atti se qualcosa va storto. Se stai scegliendo ora un software di selezione, mettile direttamente nella richiesta d’offerta: pochi criteri separano i fornitori seri dai venditori di funzioni meglio di queste dieci righe.

E ricorda la gerarchia: prima le regole già in vigore oggi (le tre regole del 2026: bot dichiarato, niente emozioni, decisione umana), poi la preparazione al 2027. Il quadro completo, con le date verificate sui testi ufficiali, è nella guida all’AI Act per chi seleziona personale.

Se invece preferisci non dover fare da arbitro tra fornitori, noi i sistemi di selezione li costruiamo già con questa impostazione: criteri scritti, punteggi motivati, decisione umana tracciata, e risposte pronte a tutte e dieci le domande (siamo dall’altra parte del tavolo, ci sembra il minimo). Guarda come funziona o prenota una chiamata.

---

Riferimenti: Reg. (UE) 2024/1689, artt. 5, 13, 16, 26, 86 e Allegato III punto 4; Reg. (UE) 2026/1744 (rinvio al 2 dicembre 2027); GDPR artt. 22 e 28; L. 132/2025. Articolo informativo: non sostituisce una consulenza legale sul tuo caso specifico.